Heb je een nieuwe leverancier gevonden via ons platform,  Leverancier Center. Dan is het vaak handig om eerst een testorder te plaatsen bij de leverancier. Zo kun je natuurlijk kijken of het product bevalt. Maar er zijn nog meer aspecten waarmee je rekening moet houden bij het bestellen van een testorder en eerste order.

·        Afspraken over prijs en betaling

·        Afspraken over verzending

·        Buitenlandse leverancier?

·        Minimale afname, Fabrikant VS groothandel

·        Meerdere testsamples bestellen

·        Communicatie 

·        Normen en/of certificaten

·        Productspecificaties en afwijkingen 

Het verschilt per leverancier of een sample/testorder gratis is. Het is handig om dit gelijk duidelijk te hebben, Daarnaast is het ook belangrijk dat je er rekening mee houdt dat de latere inkoopprijs kan verschillen van de sample prijs, ga dus nooit van die prijs uit. 

Als je een sample wel moet betalen moet dit bijna altijd vooraf, omdat je nog onbekend bent voor de leverancier. Iets waarmee je rekening moet houden bij je eerste grote bestelling is de betalingsmethode, bestel je niet vaak en geen grote hoeveelheden dan betaal je vaak vooraf. Als je regelmatig grote hoeveelheden afneemt is het handig om achteraf te betalen, bijvoorbeeld op factuur. Dit kun je doen zodat je zeker weet dat de leverancier zijn verplichtingen nakomt. Mocht de bestelling niet goed zijn of niet compleet kun je sterker onderhandelen als je nog niet betaald hebt. Op factuur bestellen kan vaak pas als je langere tijd afnemer bent. 

Welke afspraken over verzending moet ik maken bij de eerste bestelling bij een leverancier?

Je weet nu de prijs van het sample/testorder en ongeveer de prijs van de inkoop. (Hangt vaak af van de hoeveelheid).  Het is handig om te weten of de verzendkosten daarbij zitten, vaak niet. Ook is het belangrijk om te weten hoe dit gaat als je een grote hoeveelheid inkoopt. Daarnaast moet je afspraken maken over eventuele track and trace, mag de bestelling in delen komen?, verwerkingstijd, verzendtijd, verpakking enz. Het is belangrijk dat je dit voor je eerste bestelling afspreekt en zwart op wit hebt. Dit is belangrijk zodat je zelf niet in de problemen komt, zo hebben leverancier vaak een verwerkingstijd voordat het order verstuurd wordt. Daarnaast hanteren de meester leveranciers niet de policy volgende dag in huis. Zo verschilt het natuurlijk per webshop wat er van belang is. Het belangrijkste is, Spreek het van tevoren af. Als je kleine hoeveelheden inkoopt is vaak de algemene voorwaarden van toepassing. Als je grotere partijen inkoopt kun je een overeenkomsten aangaan om hierin vervolgens alles vast te leggen. 

Het kan zijn dat een leverancier in het buitenland gevestigd is, het is van belang om te kijken of dit ook geldt voor het magazijn. Als je namelijk werkt met een buitenlandse leverancier komen er nog andere aspecten bij kijken zoals:

-Wisselkoers

-Langere verzendtijd

-Hogere verzendkosten

-Communicatie is soms lastiger

-Betaling, Andere betaalmethodes

-Andere regel en wetgeving

-Bij niet nakomen van de overeenkomst is het vaak moeilijk om dit op te lossen

Deze aspecten zijn zeker niet bij alle buitenlandse leveranciers van toepassing maar het is wel belangrijk om bij ieder aspect te kijken of deze van toepassing is. Zo sta je niet voor verassingen en kun je deze indekken.

Het antwoord is vrij simpel: een fabrikant produceert en ontwikkeld(meestal) het product. Een groothandel is vaak een tussenpartij, deze verzamelt producten van verschillende fabrikanten.

Je zult dus denken dat het direct inkopen bij de fabrikant goedkoper is omdat er dan geen andere partijen tussen zitten. Dit is vaak het geval maar fabrikanten werken vaak alleen met grote afname. Vaak zijn deze niet heelbaar voor een enkele webshop/winkel. Vandaar dat groothandels deze grote afname doen en ze vervolgens in kleinere hoeveelheden doorverkopen.

Het hangt dus af van jouw situatie en fabrikant of direct inkopen bij de fabrikant mogelijk/goedkoper is.

Ook bij het inkopen via een groothandel heb je vaak een minimale afname, hoe grote de afname hoe goedkoper is bij de meeste groothandels van toepassing. Het is dus ook belangrijk om voor je eerste bestelling te kijken hoeveel de minimale afname is.

Als je bij een leverancier voor de eerste keer besteld en zij zijn ervan op de hoogte dat dit een testorder is zullen ze het vaak dubbel controleren. Als je bijvoorbeeld dropshipt is het dus handig om meerdere orders te plaatsen bij een leverancier, het liefst op verschillende adressen. Zo kun je dus testen of zij zich aan de afspraken houden bij alle orders. Dit is natuurlijk niet altijd nodig maar houdt er wel rekening mee dat een leverancier vaak extra zijn best doet bij een testorder, een fout in een testorder is zeldzaam.

Het klinkt simpel maar in de praktijk kan dit nog best lastig zijn. Het is altijd handig om makkelijk te kunnen communiceren met jouw leverancier over eventuele opmerkingen, klachten of wensen. Als je veel werkt met een leverancier probeer daar dan te zoeken/vragen naar een vast contactpersoon. Daarnaast is het handig om te overleggen welk communicatiekanaal er wordt gebruikt. Dit kan conflicten over bijvoorbeeld niet ontvangen facturen of mails voorkomen.

Daarnaast is het opbouwen vaan een goed relatie met jouw leverancier handig. Ze kunnen meedenken om problemen op te lossen en ten slotte ben jij afhankelijk van hen en zij niet van jou. (Tenzij jij hun grootste opdrachtgever bent)

Dit verschilt natuurlijk per sector/branche maar het is wel belangrijk om dit altijd te checken want als jij producten verkoopt ben jij verantwoordelijk voor bijvoorbeeld keurmerken. Als de leverancier het niet aan voldoet maar jij levert de producten vervolgens wel aan consumenten word jij als verantwoordelijke aangewezen, dit kun je later weer proberen te verhalen op je leverancier. Maar het liefst voorkom je dit. Check dus altijd welke normen, keurmerken of certificaten verplicht zijn binnen jouw producten branche en check vervolgens of de leverancier hieraan voldoet. Je kunt certificaten altijd opvragen bij je leverancier.  

Maar naast verplichten normen, keurmerken en certificaten bestaan er ook niet verplichte die wel van toegevoegde waarde kunnen zijn. Voorbeeld keurmerken voor duurzaamheid of eerlijk geproduceerd, deze keurmerken kunnen belangrijk zijn voor de consument en dus meer sales opleveren.

Als je een product besteld zitten daar productspecificaties aan. Zo niet dan heb je deze zelf opgesteld voordat je het product bestelde. Het hangt per product af hoeveel een product mag afwijken van zijn specificaties. Zorg ervoor dat de leverancier ook op de hoogte is van de specificaties en eventuele afwijkingsmarges om onenigheid later te voorkomen. Naast dat de leverancier hiervan op de hoogte moet zijn is het ook belangrijk om af te spreken hoe het zit met retouren.

 

Er zijn dus enorm veel aspecten waarmee je rekening moet houden en dit verschilt per branche, per leverancier en per product. Maar het is van belang dat je bij iedere eerste bestelling deze aspecten doorneemt en kijkt welke je eventueel moet vastleggen op papier.